مدیریت زمان :تکنیک ها و روش های طلایی
مدیریت زمان – نحوه استفاده و سازماندهی زمانمان – چیزی است که بسیاری از ما با آن دست و پنجه نرم می کنیم. مدیریت زمان موثر به ما این امکان را می دهد که از روز خود بهترین استفاده را ببریم، وظایف را سریعتر انجام دهیم و کارهایی را که بیشترین تأثیر را دارند اولویت بندی کنیم.
افراد مختلف به استراتژی های مدیریت زمان موثر متفاوتی نیاز دارند. اگر دانشجوی کارشناسی ارشد هستید، ممکن است تصمیم بگیرید که زمان خود را به روشی متفاوت از کسی که یک مادر شاغل است مدیریت کنید. اگر فردی بصری هستید، ممکن است تقویم با کد رنگی را به فهرست کارهای نوشته شده ترجیح دهید .
کشف فرآیندی که برای شما کار می کند، هر چه که باشد، کلید ایجاد کارآمدترین زندگی شما است. برای کمک به شما در بهبود مدیریت ضعیف زمان، 9 تکنیک محبوب را بررسی کرده‌ایم، از قانون 80/20 گرفته تا روش «آن قورباغه را بخور». ما مشخص کرده‌ایم که آنها چه هستند، نحوه اجرای آنها و انواع افرادی که بیشترین سود را از آنها می‌برند. و، اینفوگرافیک
سرفصل کارگاه مدیریت زمان :
طرح کلی مدیریت زمان:
|
دستیابی به تعادل زندگی کاری با مدیریت موثر زمان امکان پذیر است . یادگیری نکات مدیریت زمان نه تنها به شما کمک می کند زمان خود را بهتر مدیریت کنید بلکه بهره وری شخصی را نیز افزایش می دهد . با این گفته، در اینجا چند استراتژی مدیریت زمان وجود دارد که می توانید امتحان کنید:
1. تحلیل پارتو (معروف به قانون 80/20)
قانون 80/20 تکنیکی است که توسط اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو ایجاد شده است. این ایده این است که 20٪ از اقدامات مسئول 80٪ از نتایج هستند. هدف تجزیه و تحلیل پارتو این است که به شما کمک کند کارهایی را که در حل مشکلات مؤثرتر هستند اولویت بندی کنید.
چگونه کار می کند:
- برخی از مشکلاتی که با آن روبرو هستید را فهرست کنید. به عنوان مثال، شاید نمرات شما در حال سقوط است.
- علت اصلی هر مشکل را شناسایی کنید. شاید به دلیل اینکه زمان زیادی را در رسانه های اجتماعی یا هر نوع حواس پرتی دیگری صرف می کنید، نمرات شما کاهش می یابد .
- به هر مسئله یک امتیاز اختصاص دهید : به مسائل مهم اعداد بالاتر اختصاص دهید
- گروه بندی مشکلات با هم بر اساس علت : همه مشکلات ناشی از صرف زمان زیاد در رسانه های اجتماعی را با هم گروه بندی کنید.
- امتیاز هر گروه را جمع کنید : گروهی که بالاترین امتیاز را دارد، موضوعی است که ابتدا باید روی آن کار کنید.
- اقدام کنید .
انواع افرادی که از تجزیه و تحلیل پارتو سود می برند:
- حل کننده های مشکل
- متفکران تحلیلی
2. تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو توسط کارآفرین و نویسنده فرانچسکو سیریلو ایجاد شده است. این تکنیک از یک تایمر برای تقسیم کار شما به فواصل زمانی استفاده می کند. هر بازه به عنوان Pomodoro شناخته می شود که نام آن از تایمر گوجه ای شکلی که Cirillo ایجاد کرد، گرفته شده است.
چگونه کار می کند:
- کاری را انتخاب کنید که باید انجامش دهید .
- یک تایمر (مثلاً برای 25 دقیقه) تنظیم کنید .
- روی کاری که در دست دارید تمرکز کنید.
- وقتی تایمر زنگ می زند، روی یک تکه کاغذ علامت بزنید .
- یک استراحت کوتاه: حدود سه تا پنج دقیقه استراحت کنید. به پیاده روی بروید، یک فنجان قهوه بنوشید، کاری غیر مرتبط با کار انجام دهید تا به مغزتان استراحت بدهید.
- مراحل دو تا پنج را تکرار کنید : هنگامی که این فرآیند را چهار بار کامل کردید، می توانید شروع به استراحت های طولانی تری (20 تا 30 دقیقه) کنید.
انواع افرادی که از تکنیک پومودورو سود می برند:
- متفکران خلاق
- کسانی که از کار/ مدرسه احساس خستگی می کنند
تکنیک پومودورو فقط مدیریت زمان را به شما آموزش نمی دهد. همچنین به شما در تعیین اهداف و چگونگی دستیابی به آنها می آموزد . بهتر می توانید به برنامه روزانه و برنامه هفتگی خود پایبند باشید .
3. ماتریس آیزنهاور
قبل از اینکه دوایت آیزنهاور در سال 1953 رئیس جمهور شود، در طول جنگ جهانی دوم به عنوان فرمانده نیروهای متفقین در ارتش ایالات متحده خدمت می کرد. او هر روز با تصمیمات دشواری روبه‌رو می‌شد که او را وادار به اختراع آنچه امروزه ماتریس آیزنهاور یا ماتریس فوری-مهم نامیده می‌شود، می‌کرد .
چگونه کار می کند:
لیست وظایف خود را در چهار ربع جداگانه سازماندهی کنید، آنها را بر اساس مهم در مقابل غیر مهم و فوری در مقابل غیر فوری مرتب کنید، همانطور که در نمودار زیر نشان داده شده است. کارهای فوری آنهایی هستند که احساس می کنیم باید فوراً انجام دهیم. وظایف مهم آنهایی هستند که به اهداف یا ارزش های بلند مدت شما کمک می کنند . در حالت ایده‌آل، شما فقط باید روی وظایفی در دو ربع بالا کار کنید – بقیه وظایف را باید محول کنید یا حذف کنید.
انواع افرادی که از ماتریس آیزنهاور سود می برند:
- افرادی که در پست های رهبری هستند
- متفکران انتقادی
4. قانون پارکینسون
مورخ بریتانیایی سیریل نورثکوت پارکینسون به دلیل جمله “کار گسترش می یابد تا زمان در دسترس برای تکمیل آن پر شود” مشهور شد. به عبارت دیگر، مدت زمانی که برای انجام یک کار خاص به خود اختصاص می دهید ، مدت زمانی است که برای انجام آن کار صرف می کنید.
چگونه کار می کند:
این یک تکنیک مدیریت زمان به خودی خود نیست . این قانونی است که وقتی فهمیده شود، می‌تواند به عنوان یکی از سودمندترین روش‌های مدیریت زمان استفاده شود – اما شما باید کار کنید. این بدان معناست که در زمان‌های کوتاه‌تر کارآمدتر کار کنید. در اینجا چند نکته برای مدیریت زمان آورده شده است:
- سعی کنید بدون شارژر کامپیوتر کار کنید. این شما را مجبور می‌کند تا قبل از اینکه کامپیوترتان از بین برود، یک پروژه را به پایان برسانید.
- زودتر انجامش بده به جای اینکه یک انشا را تا نیمه شب تمام کنید، سعی کنید آن را تا ظهر تمام کنید.
- مهلت تعیین کنید. به خودتان زمان مشخصی برای انجام کاری بدهید – و سپس آن را به نصف برسانید.
- زمان را برای وظایف محدود کنید. فقط 20 دقیقه صبح به خود فرصت دهید تا به ایمیل ها پاسخ دهید.
انواع افرادی که این کار برای آنها کار می کند:
- معطل کنندگان
- افرادی که تحت فشار به خوبی کار می کنند
5. روش مسدود کردن زمان
مخترع ایلان ماسک به تولید کننده بودن شهرت دارد. او زمان خود را به قدری موثر مدیریت می کند که می تواند بیش از 80 ساعت در هفته کار کند و همچنان برای خود وقت بگذارد. راز او چیست؟ مسدود کردن زمان
چگونه کار می کند:
از لحظه‌ای که بیدار می‌شوید، هر بلوک زمانی را در روز به یک کار اختصاص دهید. این وظایف می تواند هر چیزی باشد از خوردن صبحانه تا مطالعه برای امتحان. در زیر مراحلی وجود دارد که ایلان ماسک از آن برای جلوگیری از زمان خود استفاده می کند:
- یک تکه کاغذ را به دو ستون تقسیم کنید. در سمت چپ، هر ساعت از روز را یادداشت کنید و بلوک های زمانی مانند تکه های نیم ساعته یا ساعتی ایجاد کنید.
- زمان لازم برای تکمیل هر یک از وظایف خود را تخمین بزنید و آنها را در بلوک های زمانی خود قرار دهید.
- زمان‌های بافر را در بین هر بلوک زمانی اضافه کنید تا امکان تنظیمات در طول روز فراهم شود.
انواع افرادی که این کار برای آنها کار می کند:
- دانش آموزان یا والدین شاغل
- متفکران تحلیلی
6. روش انجام کارها (GTD).
این فرآیند که توسط نویسنده دیوید آلن ایجاد شده است، به شما کمک می‌کند تا کارها را با ثبت وظایف روی کاغذ انجام دهید و سپس آنها را به موارد کاری عملی تقسیم کنید.
چگونه کار می کند:
- اقداماتی را که توجه شما را به خود جلب می‌کند : این اقدامات، وظایفی هستند که می‌توانند به هر چیزی از محل کار تا مدرسه و زندگی شخصی شما مربوط باشند.
- منظور آنها را روشن کنید : تصمیم بگیرید که آیا وظایفی که توجه شما را جلب می کند قابل اجرا هستند یا خیر. اگر موردی قابل عمل نیست، فعلاً آن را نادیده بگیرید. اگر مورد قابل اجرا است، آن را انجام دهید، آن را تفویض کنید یا کنار بگذارید.
- اقدامات خود را سازماندهی کنید : فهرست کارهای خود را با توجه به کارهایی که باید در چه زمانی انجام دهید، اولویت بندی کنید.
- Reflect : فهرست اقدامات خود را مرتباً مرور کنید تا اولویت بعدی خود را تعیین کنید. وظایفی را که انجام داده اید کنار بزنید و لیست خود را به روز کنید.
- درگیر شوید : اقدامات یا کارهای کوچکتری را که می توانید همین الان انجام دهید انجام دهید.
انواع افرادی که از روش GTD بهره مند می شوند:
- افرادی که تلاش می کنند روی یک چیز در یک زمان تمرکز کنند
- افرادی که در زندگی روزمره خود احساس خستگی می کنند
7. روش برنامه ریزی سریع (RPM)
“RPM” مخفف “روش برنامه ریزی سریع” یا “نتیجه، هدف و برنامه اقدام گسترده” است. این توسط سخنران انگیزشی تونی رابینز به عنوان راهی برای آموزش مغز شما برای تمرکز بر روی چشم اندازی از آنچه می خواهید توسعه داده شد تا بتوانید آن را واقعی کنید.
چگونه کار می کند:
- گرفتن : تمام کارهایی را که باید در این هفته انجام دهید، یادداشت کنید.
- تکه تکه کردن : وظایف خود را با مشترکات به هم تقسیم کنید. کدام موارد شخصی هستند؟ مربوط به مدرسه؟ متمرکز بر شغل؟
- بلوک‌های RPM خود را ایجاد کنید: در بالای یک ورق کاغذ جدید، سه ستون ایجاد کنید: وظیفه، نتیجه‌ای که از تکمیل آن کار می‌خواهید و هدفتان از تکمیل آن. در مرحله بعد، اقداماتی را که می توانید برای رسیدن به آنجا انجام دهید فهرست کنید.
- نقشی توانمند برای خود ایجاد کنید : اگر دانشجو هستید، ممکن است خود را «ملکه مطالعه» بنامید. هر چیزی که شما را از تکمیل هدفتان شگفت زده کند.
انواع افرادی که از RPM سود می برند:
- دانش آموزان یا والدین شاغل
- افرادی که اهداف بلند مدت دارند
8. تئوری کوزه ترشی
این نظریه به شما کمک می کند تا بفهمید چه چیزی در زندگی روزمره شما مفید است و چه چیزی مفید نیست. این به شما امکان می دهد کارهایی را با زمان صرف برنامه ریزی کنید و اولویت های روز خود را تعیین کنید.
چگونه کار می کند:
یک ظرف ترشی پر از ماسه، سنگریزه و سنگ را تصور کنید. ماسه در پایین است و سنگ ها در بالا نشسته اند.
- شن : این نشان دهنده عناصر مختل کننده روز شما است، مانند تماس های تلفنی، پیام های متنی، ایمیل ها، رسانه های اجتماعی و غیره.
- سنگریزه ها : این نشان دهنده وظایفی است که باید تکمیل شوند، اما می توانند در روز دیگری یا توسط شخص دیگری انجام شوند.
- سنگ ها : اینها مهمترین وظایفی هستند که امروز باید انجام شوند.
با فکر کردن در مورد اینکه چگونه وظایف روزانه شما در دسته بندی های بالا قرار می گیرد، شروع کنید. سپس فهرستی از کارها تهیه کنید که از سنگ ها شروع شده و با ماسه ختم می شود (اگر زمان اجازه دهد). در کنار هر کدام یک تخمین زمان صادقانه وارد کنید. سعی کنید بیش از شش ساعت از یک روز کاری هشت ساعته را برنامه ریزی نکنید. این باعث می شود زمان بافر برای سنگریزه ها و شن ها باقی بماند.
انواع افرادی که از نظریه کوزه ترشی سود می برند:
- افراد بصری
- متفکران عینی
9. تکنیک آن قورباغه را بخورید
این تکنیک از قول مارک تواین نامگذاری شده است: “اولین روز یک قورباغه زنده را بخورید و هیچ اتفاق بدتری در بقیه روز برای شما نخواهد افتاد.” روز خود را ابتدا با انجام سخت ترین کارها و کنار گذاشتن آنها از سر راه شروع کنید.
چگونه کار می کند:
- یک هدف را روشن کنید . بیشتر از همه می خواهید به چه چیزی برسید؟
- آن را بنویسید .
- مهلت تعیین کنید .
- فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید تا به هدفتان برسید تهیه کنید.
- این لیست را به ترتیب اولویت سازماندهی کنید . مهمترین موارد احتمالاً سخت ترین هستند. اینها “قورباغه های” شما هستند.
- اقدام کنید . اگر بیش از یک قورباغه در بشقاب خود دارید، ابتدا بدترین قورباغه را بخورید.
- این چرخه را هر روز تکرار کنید تا همیشه در حال انجام کاری باشید که شما را به سمت هدفتان سوق دهد.
انواع افرادی که از تکنیک Eat That Frog سود می برند:
- متفکران انتزاعی
- افرادی با اهداف بلند مدت
بدون نظر